Quel est le contexte de la mission ?
L’entreprise accompagnée est un acteur international majeur du coliving, présent dans plusieurs grandes capitales européennes et nord-américaines. Son modèle repose sur l’achat direct des biens, qu’elle transforme et exploite elle-même, sans intermédiaire ni investisseurs tiers. Cette stratégie lui permet de garder un contrôle total sur son parc immobilier, mais implique également une gestion opérationnelle et financière particulièrement exigeante.
La croissance de l’entreprise a été rapide et soutenue par d’importantes levées de fonds, lui donnant les moyens d’accélérer fortement son développement. En quelques années, le portefeuille de logements s’est considérablement élargi, tout comme le nombre de locataires, de contrats actifs et de flux financiers à gérer au quotidien.
Dans ce contexte, certaines fonctions internes ont commencé à atteindre leurs limites. Parmi elles, le recouvrement est rapidement apparu comme un point de tension. Fonction souvent perçue comme secondaire, elle devient pourtant critique dès lors que les volumes augmentent et que l’organisation gagne en complexité.
Au moment où la collaboration avec ScaleMyCrew démarre, l’entreprise fonctionne déjà à grande échelle, mais cherche à sécuriser et professionnaliser certaines briques clés de son organisation afin de soutenir sa croissance sur le long terme.
Quels étaient les enjeux et problématiques rencontrés par l’entreprise ?
La première difficulté rencontrée tient à la volumétrie. Avec plusieurs milliers de logements en exploitation, le nombre de factures émises chaque mois est élevé. Chaque retard de paiement, chaque relance non effectuée ou mal suivie peut rapidement avoir un impact sur la trésorerie et sur la visibilité financière globale.
Jusqu’alors, le recouvrement reposait en grande partie sur des profils temporaires, notamment des stagiaires. Si ce modèle pouvait fonctionner à petite échelle, il montrait rapidement ses limites dans un environnement international en forte croissance. Le turnover élevé entraînait une perte de continuité, des transmissions fréquentes et une hétérogénéité dans la manière de traiter les dossiers.
Les équipes finance internes devaient régulièrement reprendre la main, corriger, relancer ou réexpliquer les process. Cette situation générait des frictions internes, une perte de temps et une baisse d’efficacité globale. Le recouvrement devenait alors une source de désorganisation plutôt qu’un levier de sécurisation.
À ce stade, le problème n’était pas uniquement opérationnel. Il était aussi organisationnel et structurel. Continuer avec un modèle instable sur une fonction aussi critique devenait incompatible avec les ambitions de l’entreprise.
Pourquoi la structuration du recouvrement est-elle devenue prioritaire ?
Dans une organisation internationale en forte expansion, le recouvrement ne peut plus être traité comme une tâche annexe. Il devient un maillon stratégique entre la relation client, la finance et la performance globale de l’entreprise.
Structurer le recouvrement, c’est avant tout sécuriser les flux financiers. Cela implique une régularité dans les relances, une traçabilité claire des échanges et une capacité à suivre chaque dossier avec rigueur. Sans cela, la visibilité financière se dégrade et les équipes perdent du temps à gérer des situations évitables.
C’est aussi une question de professionnalisation. Une fonction critique doit être portée par un équipe stable, formée, intégrée et capable de s’inscrire dans la durée. La répétition des cycles de formation liés au turnover devenait contre-productive.
Enfin, structurer le recouvrement permet de soulager les équipes internes. En déléguant cette fonction à une équipe dédiée offshore à Madagascar, intégrée et fiable, l’entreprise pouvait recentrer ses équipes finance sur des sujets à plus forte valeur ajoutée.
Pourquoi l’entreprise a-t-elle choisi ScaleMyCrew ?
Le choix de ScaleMyCrew repose sur une vision claire. L’entreprise ne cherchait pas une solution ponctuelle ou une simple externalisation de tâches. Elle recherchait un partenaire capable de s’intégrer durablement à son organisation.
Le modèle d’équipe dédiée offshore proposé par ScaleMyCrew répond précisément à cette attente. Il permet de recruter un profil senior, stable, dédié à 100 % à la mission, tout en l’intégrant pleinement aux équipes internes, aux outils et aux process existants.
La capacité de ScaleMyCrew à accompagner des organisations complexes, internationales, et à comprendre les enjeux financiers spécifiques à des structures en forte croissance a été un facteur clé. L’objectif n’était pas seulement d’exécuter des relances, mais de professionnaliser une fonction critique dans une logique long terme.
Le choix de Madagascar s’est imposé naturellement. La qualité des profils, leur stabilité et leur capacité à s’inscrire dans une collaboration structurée en font un levier particulièrement pertinent pour des fonctions finance et support à forte exigence.
Quelle organisation a été mise en place par ScaleMyCrew ?
ScaleMyCrew a mis en place une collaboratrice dédiée basée à Madagascar, intégrée directement aux équipes finance de l’entreprise. Ce profil travaille au quotidien avec les équipes locales et internationales, dans une logique de continuité et d’alignement.
L’organisation repose sur un principe simple. Une personne clairement identifiée, responsable du recouvrement, avec une vision globale des dossiers et des process. Ce fonctionnement tranche avec le modèle précédent, fragmenté et instable.
La collaboratrice offshore n’est pas isolée. Elle participe aux échanges, aux points réguliers et s’inscrit pleinement dans la culture et les exigences de l’entreprise. Cette intégration est essentielle pour garantir l’efficacité et la cohérence du recouvrement à l’échelle internationale.
Quel rôle précis est aujourd’hui pris en charge par l’équipe dédiée ?
Le rôle principal de l’équipe dédiée offshore à Madagascar est le recouvrement et la relance des factures. Cela comprend le suivi rigoureux des factures émises, l’identification des retards de paiement et la mise en place de relances structurées et régulières.
Les échanges avec les locataires sont suivis de manière méthodique. Chaque situation est documentée, chaque interaction tracée. Cette rigueur permet d’éviter les oublis, les doublons et les approximations qui nuisent à l’efficacité du recouvrement.
La collaboratrice dédiée est également en lien constant avec les équipes internes. Elle remonte les situations particulières, alerte en cas de blocage et contribue activement à l’amélioration continue des process. Son rôle dépasse ainsi la simple exécution pour s’inscrire dans une logique d’accompagnement opérationnel.
Comment s’est déroulé l’onboarding et la mise en place opérationnelle ?
L’onboarding a été pensé comme une étape clé de la réussite de la collaboration offshore. Les méthodes, outils et standards existants ont été transmis de manière progressive et structurée.
L’intégration au fonctionnement des équipes finance s’est faite étape par étape, avec des points réguliers permettant d’aligner les attentes, d’ajuster les pratiques et de sécuriser la montée en autonomie. Cette phase a permis à la collaboratrice dédiée de s’approprier rapidement les enjeux spécifiques de l’entreprise.
Grâce à cette approche, la prise de poste a été fluide et efficace. La collaboratrice offshore a rapidement gagné en autonomie, tout en restant alignée avec les équipes internes.
Quels résultats ont été observés après la mise en place du profil dédié ?
Les premiers résultats ont été visibles rapidement. La stabilité apportée par la consultante dédiée a permis d’éliminer les ruptures liées au turnover. Le suivi est devenu plus continu, plus rigoureux et plus fiable.
Les équipes internes ont constaté un gain de temps significatif. Moins de reprises, moins de corrections, moins de relances de dernière minute. Les process sont mieux respectés et les informations plus facilement accessibles.
La fiabilité du recouvrement s’est améliorée, tout comme la visibilité sur les flux financiers. Cette amélioration contribue directement à une meilleure efficacité opérationnelle globale.
Quel impact cette collaboration a-t-elle eu sur l’organisation ?
Au-delà des résultats opérationnels, l’impact est aussi organisationnel. Le recouvrement est désormais perçu comme une fonction structurée, professionnelle et fiable.
Les frictions internes ont diminué. Les équipes finance peuvent se concentrer sur des sujets à plus forte valeur ajoutée, tandis que le recouvrement est géré de manière fluide et prévisible.
L’offshore à Madagascar devient ainsi un véritable levier de structuration, capable de soutenir une organisation internationale complexe sans alourdir ses équipes internes.
Comment la collaboration continue-t-elle d’évoluer aujourd’hui ?
La collaboration est aujourd’hui stable et inscrite dans la durée. La collaboratrice dédiée est pleinement intégré et reconnu comme un actrice importante de la fonction finance.
Face aux résultats obtenus, l’entreprise réfléchit désormais à étendre le modèle d’équipe dédiée à d’autres départements, en fonction de ses priorités et de sa stratégie de croissance. Cette perspective illustre la confiance installée et la pertinence du modèle ScaleMyCrew.
Pourquoi ce cas illustre-t-il la valeur du modèle d’équipe dédiée proposé par ScaleMyCrew ?
Ce cas montre concrètement comment le remplacement d’un modèle instable par une équipe dédiée offshore à Madagascar permet de professionnaliser une fonction critique, de sécuriser l’organisation et de soutenir une croissance internationale.
Chez ScaleMyCrew, nous sommes convaincus que l’offshore ne doit pas être une solution de court terme, mais un levier de structuration et de performance. Lorsqu’il est bien pensé, accompagné et intégré, il devient un véritable atout stratégique.
Si vous souhaitez structurer vos fonctions clés avec une équipe dédiée à Madagascar, ScaleMyCrew vous accompagne pour construire une collaboration durable, humaine et performante.